Личная продуктивность. Мы тратим массу времени читая о ней, обсуждая ее, описывая и размышляя о ней и при этом не ударяем палец о палец, чтобы сделать ее частью нашей жизни. Мы осложняем себе ситуацию запутанной системой приемов, которые никогда совместно не работают. И тогда мы пытаемся эту систему упрощать. День за днем, месяц за месяцем продолжается этот странный процесс в погоне за совершенством прямо диктуемым бесконечными статьями из интернета.
При этом с одной стороны важно постоянно совершенствоваться, набираться опыта, улучшать и усложнять свои приемы, правила и привычки, с другой - надо не забывать постоянно упрощать и минимизировать процедуры, обрезая и отбрасывая лишнее и не нужное. Постоянные исследования и эксперименты заключаются в проверке того, какие системы, приемы, трюки, хитрости и секреты работают и приносят пользу, а какие следует исключить ввиду того, что они так и не добавляют порядка в ваши дела. Одним из несложных и первоочередных путей повышения личной продуктивности является упорядочивание ваших входящих данных. Речь пойдет о email и rss читалке, т.к. для многих это основные источники новой информации в интернете. Если вы человек, регулярно читающий про лайфхаки и интересующийся подобными вопросами, то наверняка у вас есть и свои приемы, которые очень похожи на те, которые будут здесь описаны.
Всегда пустая папка Входящие - это естественно и наверняка уже достигнуто одним из следующих способов:
- Ответ и архивирование;
- Чтение и архивирование;
- Чтение и удаление;
- Игнорирование и удаление;
- Обработка и удаление;
Кнопки "Удалить" и "Архивировать" - ваши лучшие друзья. Так же как и маркировка ярлыками тех писем, которые возможно пригодятся вам в будущем. При этом нет никакого смысла архивировать абсолютно все. Бывают люди - настоящие педанты в архивировании. Я знаю по меньшей мере двоих из них. Они складывают в архив даже спам. Не берите с них пример.
Если письмо требует выполнения каких-то действий, перенесите данные из него и задачи по нему в список дел и сотрите его. Оно вам больше не понадобится за исключением случаев, если оно содержит какую-то информацию необходимую в будущем. Еще одна ловушка, в которую попадаются люди - это попытка отвечать на все сообщения. Если вам больше нечего сказать кроме "спасибо, я получил ваше сообщение", то не стоит беспокоиться вообще. Если нет хоть сколько-нибудь значимого повода писать ответ, то отвечать не надо вообще.
"На всякий случай" - ужасная фраза. Уберите ее из своей речи, особенно, когда разговор идет об электронных письмах. Если вам кажется, что оно вам может пригодиться "на всякий случай", значит оно вам уже не нужно. Научившись оперировать с почтой, вы сумеете здорово сократить время работы за компьютером.
RSS читалки
Я использую NetNewsWire в качестве читалки фидов и это отлично подходит для моих задач. Это приложение позволяет мне довольно быстро пробегаться глазами по тексту новостных и блогерских лент. Я не стал бы использовать online rss-читалку т.к. у меня в Австралии скорость интернета такова, что на загрузку каждого канала и переключение между ними уходит от двух до четырех секунд. Если принять в качестве среднего времени отклика три секунды и помножить это время на число читаемых ежедневно заметок, то получится, что я буду терять приблизительно 7500 секунд или 125 минут - т.е. более двух часов лишь на то, чтобы дождаться пока на экране последовательно загрузятся все тексты и изображения. Готов поспорить, такие же проблемы есть и у жителей Америки, хотя современные технологии связи и способствуют их некоторому разрешению. В любом случае, использование типа rss читалки остается вопросом личных предпочтений каждого.
Частота обновлений
Мне нравится BoingBoing, но на самом деле, его лучше читать из браузера. Отнеситесь очень внимательно к частоте обновлений информационных каналов и при превышении некоторых разумных пределов в этом сразу же отписывайтесь от них. Конечно, возможно информация из этого источника может казаться вам полезной, но если вы действительно взялись за правильную организацию входящих данных, то это единственный для вас путь. Подписывайтесь на ленты, которые обновляются уж никак не чаще десяти раз в день, но лучше всего, если не более двух или трех. Пусть это станет вашим правилом.
10-ти дневный испытательный срок
Заведите папку в своей rss читалке с названием, например, "Карантин" и добавляйте новые ленты в эту папку. Просматривайте ее содержимое раз в десять дней и если вам покажется, что вы вполне можете прожить без ее содержимого, выбрасывайте его. Задача стоит не в том, чтобы определить полезность или интересность содержимого ленты, а в том, что для вас наиболее оптимально: автоматически получать информацию из ее источника постоянным непрерывным потоком или же по мере собственного желания посещать соответствующий сайт с источником этой информации.
Другое дело, если вы писатель, журналист, блоггер или т.п. деятель современных медиа. В зависимости от объемов и числа направлений вашей творческой активности у вас не будет иного выхода кроме как обрушить на себя поток информации по всем интересующим вас вопросам и rss читалка будет основным средством держать вас в курсе самых свежих новостей. Вот почему я подписан на такое большое количество лент.
Используйте средства быстрого просмотра
Во многих читалках кнопка "пробел" помечает заметку, как прочтенную и переключает экран на следующий новый текст. Пусть обо всем вам говорят заголовки и пусть не интересующие вас сразу остаются без внимания. Основаная задача заголовка - проинформировать вас о смысле и содержании всего последующего сообщения.
Замечание для блоггеров: не используйте заумные или веселенькие заголовки. Не выпендривайтесь. Используйте ключевые слова и будьте лаконичны. Используйте в заголовках шутки, афоризмы или каламбуры, лишь если нет риска тем самым утратить их информативность.
Тем не менее, ясные и основанные на ключевых словах заголовки позволят не только лучше проиндексировать ваши тексты поисковым машинам, но и поспособствуют тому, чтобы вы оставались как можно дольше в обоймах чужих rss читалок.
Метки
Последний мой совет по использованию rss читалок - это вдумчивое использование меток. Делайте это расчетливо и аккуратно. Задействуйте их лишь для наиболее ценных материалов, которые необходимо будет изучить позднее, когда у вас будет на это время, а так же для материалов, которые будут задействованы сразу же в течении ближайшего дня - например, если вам сегодня предстоит написание статьи с использованием именно этих помеченных данных. Не переусердствуйте, постарайтесь чтобы число отмеченных заметок было заметно меньше десяти. Профессионалы работающие с информацией могут не соблюдать это правило в целях достижения полноты представления данных по тому или иному вопросу.
Автор: Joel Falconer
Опубликовано: http://www.lifehack.org/articles/productivity/simplifying-your-information-intake.html
0 коммент.:
Отправить комментарий